创建与发出发票

最佳实践

• 使用发票模板，保持一致性和专业性。
• 包含详细的采购订单参考，以便清晰明了。
• 利用自动路由系统，简化发票投递流程。
• 对于估算交易发出形式发票，对于进行中的项目发出中期发票。
• 提供付款回单，便于轻松追踪付款。

相关术语

• 提前发货通知（ASN） ：确保客户了解发货时间表。
• 逾期付款指令 ：通过明确逾期付款的法律条件来保护企业利益。
• 收入生命周期管理 ：将开票与整体财务运营相结合。
• 工时发票 ：用于按小时计费的工作开票，尤其在服务行业常见。

电子发票

优势

• 借助 XML 消息格式，减少错误，提高准确性。
• 与客户关系管理（CRM）系统集成，实现无缝客户互动。
• 通过增值税识别号确保税务合规。
• 通过移动发票和实时跟踪的仪表盘，增强便利性。

实施

• 使用电子签名工具进行安全授权。
• 采用 SaaS 开票软件，具备可扩展性和灵活性。
• 通过电子数据交换（EDI）促进跨企业数据交换。
• 利用进度计费简化部分付款。

发票要素

基本要素

1. 唯一发票编号 ：追踪的关键参考点。
2. 项目清单 ：提供的商品或服务详情。
3. 单价 ：每件商品或服务的成本。
4. 小计和总金额 ：包括税费在内的总成本。
5. 付款条款和到期日 ：清晰定义付款的时间线和条件。
6. 税费金额和折扣 ：明确税费计算和促销优惠。

发票与账单及收据的区别

区别

• 发票 ：付款前发出的付款请求。
• 账单 ：详细说明客户所欠金额的文件。
• 收据 ：收到商品或服务付款的证明。

常见用例

• B2B 销售 ：通常利用发票进行交易。
• 贷项通知单 ：调整发票上所欠金额。
• 逾期发票和逾期费用 ：过去逾期付款的法律提醒。

发票与应付账款

AP 和发票工作流程

• 将客户关系管理（CRM）系统整合，简化开票工作流程。
• 自动化支付提醒和应收账款老化等任务。
• 使用仪表盘实时监控应付金额。
• 采用内部控制措施，防止定期发票出现错误。

发票的用途

功能

1. 会计文档 ：作为财务记录。
2. 法律证据 ：提供交易协议的证明。
3. 税务用途 ：增值税和商品及服务税报告所必需。
4. 审计和财务报告 ：支持透明度和合规性。
5. 海关申报和国际贸易 ：跨境运输所必需。

支持特定用途的类型

• 商业发票 ：海关和进出口业务所必需。
• 自开发票 ：允许客户为供应商准备发票，需经批准。
• 信用条款 ：明确延期付款安排。